Un logiciel de gestion du cabinet comptable est une manière nouvelle de percevoir la gestion interne, la relation client, la facturation ou encore le travail collaboratif. Pour répondre aux nouveaux enjeux de la profession comptable, les solutions s’adaptent. Certaines couvrent désormais toute la chaine de gestion du cabinet. Les bénéfices sont nombreux pour l’expert-comptable et ses collaborateurs. Ces solutions constituent un chantier très structurant pour le cabinet qui souhaite développer son activité. Vous envisagez un nouveau logiciel de gestion du cabinet ? Découvrez nos conseils pour faire de ce projet une aventure humaine avant tout.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du cabinet comptable ?
Autrefois négligée au profit des outils métiers, la gestion interne est devenue un élément clé pour le développement du cabinet. Le logiciel de gestion du cabinet s’assimile désormais aux PGI (ou ERP) du monde de l’entreprise. Relation client, lettres de mission, deviseur, facturation, plan de charge, saisie des temps et des activités, frais associés, gestion des ressources, etc. Les éditeurs adressent désormais les spécificités de la profession avec un fonctionnel complet. L’objectif est de couvrir toute la chaine de valeur du cabinet.
Ainsi, l’expert-comptable et ses équipes pilotent véritablement l’activité du cabinet, maîtrisent l’avancement des obligations et anticipent les pics. La gestion de la production est désormais bien plus fiable et rapide. L’analyse précise des écarts entre le prévu, le réalisé et le facturé est plus précise. En définitive, le logiciel de gestion améliore les performances du cabinet et la rentabilité des missions ou des dossiers.
L’implication pour un logiciel de gestion du cabinet comptable adapté
Un logiciel de gestion du cabinet impacte le quotidien de l’ensemble du cabinet comptable. Expert-comptable, chef de mission, collaborateur, équipe administrative, accueil… tous sont concernés. Négliger la résistance au changement est une des premières causes d’échec en matière d’informatique de gestion. Il faut donc impliquer et responsabiliser les équipes dès le début. Une conduite de projet structurée et une communication interne régulière sont par conséquent fortement recommandées.
La réussite repose avant tout sur une une équipe projet dédiée. Il y a tout d’abord le sponsor qui représente la Direction (l’expert-comptable ou un associé). Il apporte la vision stratégique et la légitimité du projet au yeux de tous. Ensuite, le chef de projet dont le rôle est plus opérationnel. Il coordonne les travaux de l’équipe et fait office de référent auprès de l’éditeur. Sa charge de travail doit être adaptée pour plus de disponibilité et de réactivité. Les responsables de pôle / chefs de mission apportent la dimension « supervision » aux travaux de l’équipe. Enfin, un panel de collaborateurs qui sont une véritable mine d’informations quand il s’agit d’améliorer par exemple les processus clients.
Le logiciel de gestion doit servir la croissance du cabinet
Un logiciel de gestion du cabinet comptable sert de multiples objectifs. Il facilite par exemple l’acquisition et la fidélisation des clients. Il contribue en ce sens à développer les missions complémentaires. Ainsi le « vendre plus » laisse la place au « vendre mieux ». Autrement dit, proposer la bonne prestation au bon client, au bon moment et au bon prix. Encore faut-il une vision précise de ce qui est rentable pour le cabinet et une stratégie bien pensée. Pour cela, il faut pouvoir croiser les données clients, les données de vente, les données de production.
L’alimentation de l’outil en données repose, pour beaucoup, sur les collaborateurs. Ils sont quotidiennement au contact du client et détiennent les clés pour évaluer les temps passées. La gestion interne doit être pensée (ou repensée) pour gagner en précision et fiabilité : organisation, collecte de données, transmission d’informations, etc. Les processus de gestion doivent être (potentiellement) envisagés différemment. Avant de penser logiciel de gestion, il faut donc définir une vision du cabinet à moyen terme.
Imaginez le cabinet de demain pour évaluer vos besoins
Passer sur un logiciel de pilotage du cabinet comptable est l’occasion de se tourner vers l’avenir. C’est le moment de remettre en question les processus internes, la manière de travailler ensemble, de communiquer l’information… Cela implique parfois un véritable changement d’état d’esprit. Pour autant, il ne faut pas viser une organisation diamétralement opposée. Chaque cabinet doit évoluer à son rythme. Les changements technologiques sont potentiellement rapides à mettre en œuvre. Mais pour pour ce qui est des changements de mentalité, la dimension humaine doit conserver sa place.
Il faut donc accompagner les collaborateurs vers des outils et des méthodes de travail qu’ils ne connaissent peut-être pas. La première étape est de formaliser ce vers quoi vous souhaitez tendre en terme d’organisation. Et pour cela, rien de mieux qu’un cahier des charges rédigé collectivement. Il doit exprimer ceci : Quelle est la situation actuelle du cabinet ? Quels sont ses objectifs ou ses ambitions ? A quoi doit ressembler le cabinet pour les réaliser ? Qu’est ce qui doit être modifié ou instauré pour atteindre la situation visée ? Ces étapes permettent de répondre en définitive à LA question : Quels sont les besoins ?
Votre cahier des charges facilite l’adhésion du cabinet
Trop souvent les cahiers des charges ne partent pas de l’usage ou du besoin utilisateur mais de la technique. Autre problème, ils se résument souvent à une liste de fonctionnalités sans expliquer l’objectif ou le pourquoi faire. Le cahier des charges est un passage essentiel pour deux raisons. Tout d’abord, il sert de base pour votre futur partenaire éditeur. A ce titre, il exprime votre situation, vos objectifs, vos contraintes et vos besoins. Il permet à l’éditeur de comprendre précisément votre vision du futur logiciel de gestion pour votre cabinet comptable. Dès lors, il peut soumettre des solutions adéquates, être force de proposition et vous faire bénéficier de son expertise.
L’élément le plus important du cahier des charges se situe néanmoins en amont. C’est en effet l’occasion de statuer collectivement sur les besoins du cabinet comptable. Il faut le voir comme une opportunité pour les associés comme pour les collaborateurs de s’exprimer. La validation du cahier des charges permet de faire consensus et d’obtenir l’approbation de l’équipe. Encore une fois, sans adhésion des collaborateurs, votre logiciel de gestion du cabinet ne sera pas utilisé de manière optimale.
Consultation et choix du logiciel : identifiez vos critères de sélection
La phase de préparation du projet arrive à son terme. Le projet a fait l’objet d’une concertation et d’une communication en interne. Les besoins et les attentes sont validées par tous. Vous savez précisément ce que vous rechercher en somme. Il est temps de faire entrer en piste les éditeurs de logiciels.
Le choix de l’éditeur est crucial. Vous n’achetez pas simplement un logiciel, vous recherchez également le meilleur partenaire pour votre cabinet. La meilleure solution est celle qui vous apporte le plus de valeur ajoutée et de retour sur investissement. D’où la nécessité de hiérarchiser en amont vos critères de sélection. Ce travail est indispensable pour challenger les éditeurs sur ce qui vous importe et in fine réaliser les bons arbitrages. La première étape pour un partenariat basé sur une relation de confiance en soit.
Conduite au changement : prenez soin de vos équipes ?
Cela peut sembler évident, mais il faut prendre soin des collaborateurs lors d’un changement. Tout au long du projet, la direction du cabinet d’expertise-comptable doit être à l’écoute des préoccupations de chacun. Pour l’équipe projet notamment, il faut prévoir du temps exclusivement dédié au projet et ne pas ajouter une charge supplémentaire sur un agenda déjà bien plein. C’est là un des gros défis de la profession. Assurer la production sans pour autant sacrifier les projets internes du cabinet.
Lors de la mise en production, une (r)évolution culturelle doit s’instaurer. La communication est la clé pour faire face aux enjeux de la conduite au changement. Il faut donc savoir faire preuve d’écoute voire d’empathie et ne pas imposer le changement de force. Expliquer les raisons, les avantages pour le collaborateur et l’importance pour le collectif sera bien plus efficace. L’adhésion des collaborateurs nécessite la mise en avant des bénéfices concrets des nouveaux outils et une bonne dose d’accompagnement.
Évaluation et évolution : visez l’amélioration continue
Une fois votre logiciel de gestion du cabinet en place, prenez le temps d’évaluer son impact. Pour cela, vous aurez listé en amont vos indicateurs de performance (KPI). En comparant l’avant et l’après, il est alors facile de déterminer si le projet a atteint ses objectifs stratégiques. Le premier critère de rentabilité d’un logiciel de gestion est son degré d’utilisation. Après tout, un outil peu exploité ne peut être rentable. D’où l’importance d’évaluer rapidement le degré d’adoption. Cette démarche permet de s’assurer que les collaborateurs s’approprient l’outil (indispensable pour l’harmonisation des processus internes du cabinet).
La profession comptable a beaucoup changé ces dernières années. Pour se développer, l’adaptation au contexte extérieur est plus que jamais vitale. C’est valable pour vos métiers, vos offres, vos méthodes, votre organisation et vos outils. Réunissez périodiquement votre équipe projet pour évaluer votre logiciel de gestion et vos processus de gestion. Veillez a les adapter chaque année dans une logique d’amélioration continue. Cette démarche est bien plus saine que d’instaurer une révolution tous les 5 ou 6 ans. Enfin, prenez soin de bien former les nouveaux collaborateurs pour qu’ils adoptent rapidement vos outils et vos méthodes.
Partenaire du 76e Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables, Anikop sera présent à Bordeaux pour présenter son logiciel de gestion du cabinet comptable.
